Cómo lograr una transformación digital exitosa

Es una realidad, las tecnologías digitales han alcanzado y transformado el mundo empresarial. Lo veíamos en un artículo anterior, donde mostramos la necesidad de avanzar hacia una transformación digital y cuáles son los beneficios que una empresa digitalizada puede obtener. Ahora el punto es ¿Cómo hacerlo? Son muchas las alternativas, pero como dice el dicho “quien mucho abarca poco aprieta” y, en definitiva, si se toman cada una de las herramienta digitales existentes, puede ocurrir el efecto contrario a avanzar. La otra pregunta es ¿por dónde empezar? ¿Se digitaliza toda la empresa de una vez? ¿Por área? ¿Por semestre?... En este artículo nos adentraremos en cómo lograr una transformación digital exitosa sin morir en el intento.

¿Cuál es el nivel de madurez digital de tu empresa?

Primero que todo, para saber por dónde empezar hay que conocer el punto de partida. Aunque no existen niveles de madurez digital internacionalmente establecidos, sí se pueden encontrar al menos 3 niveles: principiante, intermedio y avanzado, y para efecto de este artículo vamos a definir tres niveles de madurez digital en una empresa.

Nivel 1, principiante: las empresas de este nivel no tienen un desarrollo digital dentro de sus modelos de trabajo, se mantienen principalmente en un nivel del tipo analógico. Prefieren mantenerse en lo conocido con sistemas tradicionales de trabajo. 

Nivel 2, intermedio: la empresa no maneja grandes avances digitales, pero sí ha comenzado a incorporar tecnología para hacer más eficiente el trabajo, como por ejemplo: aplicaciones o software sencillos que permiten organizar las tareas diarias internas. Están dispuestas a avanzar y se muestran abiertas a la idea de más digitalización.

Nivel 3, avanzado: empresas que han entendido que si no se digitalizan, perecerán. El uso de varios canales de comunicación, hasta el uso de “Big Data” o plataformas en la nube, es parte de su quehacer diario. Por otro lado, están teniendo un cambio de mentalidad y de cultura organizacional.

El uso de tecnología digital que se tiene, las proyecciones digitales de la empresa, la actitud de los líderes y colaboradores frente a los desafíos digitales, el uso que se le da a la tecnología, tanto interna como externamente, entre otras cosas. Estos son algunos de los aspectos que se evalúan para definir si una empresa está en uno u otro nivel. 

¿Sientes que tu empresa se identifica con alguna de las definiciones anteriores? Si no lo tienes claro y deseas conocer más en detalle en qué nivel digital se encuentra tu empresa puedes encontrar en internet algunos test  como este liderado por el think tank TrenDigital de la Facultad de Comunicaciones de la Universidad Católica, que te arrojan un diagnóstico más certero.

Bueno ¿y qué hacer ahora?

Ya que sabes o tienes una idea un poco más clara de en qué nivel se encuentran como empresa, se pueden comenzar a trazar líneas para avanzar hacia una madurez digital digna de estos tiempos. 

Por dónde empezar:

Estrategia digital: plantear propuestas y estrategias en pos de un crecimiento digital. Qué se hará, hacia dónde se proyectan, qué áreas generales y específicas se deben mejorar, etc. Siempre apuntando a un nivel digital.

Involucrar a todas las áreas: el cambio debe hacerse a nivel general, pero fundamentalmente partiendo por los cargos gerenciales. Si los jefes de cada área están comprometidos en avanzar hacia la transformación digital, el camino será mucho más fácil. 

Uso de tecnologías de distintos niveles: el uso de aplicaciones móviles para gestionar tareas internas es un buen inicio. Proponer el uso de diferentes tendencias digitales que encontramos hoy en día es un desafío para seguir avanzando, tales como: plataformas cloud, Big data, Internet de las cosas (IoT), inteligencia artificial, sistemas ERP, sistemas CRM, entre otras.

Fomento al talento digital: este punto es clave porque una empresa puede que tenga toda las ganas de innovar digitalmente y comenzar a incorporar nuevas tecnologías, pero si los colaboradores no están familiarizados con estas nuevas herramientas no va a servir de mucho. Hay que considerar capacitaciones adecuadas que estén acorde a los tiempos digitales y a las necesidades de cada colaborador.

A continuación mencionamos algunas de las áreas importantes por donde las empresas pueden comenzar a digitalizarse:

Gestión de documentos: una empresa puede llegar a acumular miles de documentos, información importante, contratos, transacciones, etc., y es fundamental que cada uno de estos documentos estén ordenados, al día y sean de fácil acceso. Hoy por hoy existen herramientas que permiten a las empresas gestionar todos sus documentos de manera digital y centralizada en un solo lugar.

Gestión de clientes: así como una empresa puede llegar a tener miles de documentos, puede llegar a tener miles de contactos y clientes, y para esto también son clave las herramientas de gestión y administración de clientes. Estas herramientas no solo sirven para un orden interno de la empresa, sino que también permiten brindar un mejor servicio a cada uno de ellos.

Gestión y retención de talentos: así es, la capacitación del personal es clave para crecer, sin embargo los tiempos han cambiado, los tiempos son distintos y los métodos de capacitación han innovado. La típica escena de una sala de clases llena de estudiantes siendo instruidos por un profesor quedó en el pasado. Conceptos como microlearning, mobile learning, Spaced repetitions, son conceptos que apuntan a una metodología de capacitaciones cortas e interactivas que fomentan el aprendizaje ya que es atractivo, entretenido y acorde a las capacidades de cada colaborador.

Así como lo ves, una transformación digital exitosa exige un cambio de mentalidad integral, partiendo por las gerencias y terminando en la última nueva contratación que se haga. No es un cambio de un día para otro, más bien es un proceso, pero lo esencial es comprender la urgencia de transitar hacia la madurez digital.