Cómo hacer una encuesta que te permita medir la efectividad de tus capacitaciones

Para nuestro estudio Key Training, nos sorprendió leer que el 65.7% de los encuestados dijeron conocer exactamente si sus esfuerzos de capacitación son efectivos. Sin embargo, cuando les preguntamos por las métricas que más usan para esa medición, el 52% respondió “cantidad de cursos completados por los colaboradores”. ¿Cuál es el problema con eso? 👉  Dicha métrica solo demuestra que los trabajadores cumplieron con realizar ciertos cursos, pero no evidencia si aprendieron realmente, si estos tuvieron alguna repercusión en su desempeño o si les pareció que los cursos eran adecuados a sus necesidades.

Si has implementado una capacitación anteriormente o siquiera has pensado en hacerlo, seguramente ya te has enfrentado a la gran pregunta –e inquietud de muchos 🥲–: cómo medir la efectividad del entrenamiento.

Nos encantaría decirte que tenemos la respuesta única y absoluta, pero te mentiríamos si lo hiciéramos 🙅. No es una cuestión simple, ya que no hay una sola fórmula para evaluar la efectividad del entrenamiento corporativo. Las métricas que uses para esto deben relacionarse con los objetivos de tus capacitaciones, haciendo de este ejercicio algo propio de cada empresa. Sin embargo, sí podemos ayudarte a descubrir qué métricas de evaluación pueden ser más adecuadas considerando tus objetivos y a ocupar instrumentos de medición que pueden serte útiles.

En este blog te enseñaremos a utilizar uno de estos instrumentos: encuestas de satisfacción de los colaboradores. Estas son recomendables para la mayoría de las organizaciones, ya que es sumamente importante mantener a las personas que se capacitan en el centro de los entrenamientos corporativos. Recibir su feedback será de gran ayuda para que luego optimizar las capacitaciones. Además, puedes complementar las encuestas de satisfacción con otras evaluaciones de efectividad que le hagan sentido a tu empresa.

A continuación, encontrarás un tutorial paso a paso y enlaces a otros recursos gratis que te ayudarán a crear encuestas de satisfacción ⬇️.

1. Define los objetivos SMART de la capacitación 🏁

Antes de diseñar una capacitación o contratar a un proveedor para que lo haga, pregúntate por qué quieres capacitar a los colaboradores. ¿Qué buscas lograr con el entrenamiento corporativo? 👀

En base a tus respuestas, define al menos un objetivo. Por ejemplo, si la capacitación es parte del proceso de onboarding, quizás buscas disminuir la tasa de rotación en tu empresa.

Si tienes eso, vas por buen camino 🙌. Ahora, solo necesitas que tus metas sean SMART. Esto significa que sean específicas, medibles, alcanzables, relevantes –para la empresa– y de duración predeterminada. Por ejemplo:

✅ Reducir en un 3% la tasa de rotación anual en comparación con el año pasado, a través de la implementación de un proceso de onboarding personalizado para los nuevos empleados.

En nuestra guía para optimizar tu plan de entrenamiento corporativo encontrarás más información, tips y ejemplos de cómo establecer este tipo de metas. Descárgala gratis aquí 🙂.

2. Establece métricas de evaluación 📈

Luego, debes definir cuáles son las métricas que usarás para medir la efectividad de la capacitación. En este blog, te enseñaremos a hacer la evaluación a partir de encuestas de satisfacción de los trabajadores.

📌 Sin embargo, como mencionamos anteriormente, recuerda que hay muchas formas de evaluar el éxito del entrenamiento corporativo. También podrías usar indicadores de desempeño, retroalimentación de los supervisores, entre otros. 

3. Diseña tu encuesta de satisfacción 🖋️

Es momento de redactar las preguntas para los colaboradores que te ayudarán a determinar si se cumplieron tus metas SMART. Para esto, considera las siguientes recomendaciones:

➡️ Ten presente los objetivos SMART que definiste a la hora de redactar las preguntas. No te desvíes del tema principal.

➡️ Asegura a los participantes que sus respuestas son anónimas y confidenciales, y déjalo explícito en la encuesta. De esta manera, podrás fomentar la sinceridad a la hora de responder.

➡️ Las preguntas tienen que ser claras y concisas.

➡️ Las preguntas cerradas (de opción múltiple) facilitan el posterior análisis de los resultados.

➡️ Establece una escala de medición y déjala explícita en la encuesta. Por ejemplo, puede ser una escala del 1 al 10, donde 1 equivale a “muy insatisfecho” y 10 equivale a “muy satisfecho”.

➡️ Es recomendable agregar una pregunta abierta, en la cual los encuestados puedan comentar y opinar libremente sobre la capacitación. Las respuestas entregarán datos cualitativos que pueden ser cruciales al analizar los resultados.

➡️ Procura que la encuesta no sea tan larga para no desincentivar la participación. Diseña el instrumento pensando que un colaborador podría responder en un break de trabajo. Calcula que contestar no demore más de 15 minutos, por ejemplo.

➡️ Evalúa la primera versión de la encuesta con un grupo de prueba. Pídeles su feedback para identificar posibles problemas o ambigüedades en las preguntas.

Si necesitas ayuda para redactar las preguntas o simplemente deseas ahorrar tiempo, la inteligencia artificial puede darte una mano con esto 🤖. Aquí puedes descargar una guía gratis con prompts para que ChatGPT redacte las preguntas de tu encuesta. Luego, solo deberás revisarlas y editarlas si es necesario. 

4. Implementa la encuesta y analiza los resultados 📋

SCuando tengas la versión final, implementa la evaluación. Para esto, puedes usar la plataforma que prefieras. Te recomendamos que uses una que luego te permita exportar los datos para hacer más fácil el análisis. Dos opciones que funcionan bien para equipos de trabajo remotos y/o en movimiento son Typeform y Google Forms.

Una vez que cuentes con las respuestas de los colaboradores, es clave analizar los resultados para determinar la efectividad de la capacitación. Puedes usar ChatGPT para hacerlo de forma rápida y eficiente ✅. En la misma guía que mencionamos en el punto anterior, te enseñamos cómo utilizar la inteligencia artificial para el análisis de datos. Haz click aquí para descargarla gratis.

Para capacitar exitosamente a los colaboradores, es muy importante diseñar el entrenamiento teniendo en cuenta sus necesidades de capacitación. Las encuestas de satisfacción te ayudarán a averiguar si debes modificar u optimizar las experiencias de aprendizaje corporativo, con el objetivo de mantener a los trabajadores en el centro de ellas 🙌.