Lo lees en 7 min¿Sabías que hasta el 20% del employee turnover –es decir, el número de colaboradores que dejan su trabajo en un tiempo determinado– se da durante los primeros 45 días de trabajo?
Para aumentar el compromiso y la retención de los trabajadores, es sumamente importante que prioricemos su entrada al trabajo, haciendo de esta una experiencia memorable y, más importante aún, efectiva.
Sin embargo, hacer un onboarding efectivo no es una tarea simple. En Nivelat, revisamos y actualizamos el proceso las veces que sean necesarias, considerando el feedback de experiencias pasadas y nuevas necesidades que hayan surgido. Y eso, por supuesto, toma tiempo y recursos.
Pero, ¿y si te contamos que poniendo mucho énfasis en una sola fase, hemos logrado alivianar la tarea de llevar a cabo el proceso de onboarding? 👀 Lo mejor es que, si bien esta logra disminuir el trabajo, no afecta negativamente su calidad. Incluso, puede llegar a mejorarla.
A continuación, te contamos de qué trata esta fase mágica y cómo implementarla 🪄.
No hay onboarding sin preboarding
Quizás estés pensando: “¡¿más boarding?!” 🥲. Así es, ¡pero te prometemos que vale la pena! El preboarding es un proceso que busca iniciar la incorporación del nuevo trabajador antes de su llegada a la empresa. Este puede hacer del onboarding una experiencia mucho más grata tanto para tu organización como para la persona recién contratada.
Si todavía no te convence la idea, considera lo siguiente:
• Al preparar documentación, material y acompañamiento de antemano, el preboarding aliviana la carga de trabajo que requiere la inducción durante los primeros meses de la nueva incorporación.
• Es una forma de motivar a esta última, ya que puede ayudar a calmar sus nervios antes de entrar a trabajar y aumentar su autoconfianza.
• Sirve para comunicar y explicar claramente cuáles son las expectativas que tiene la empresa respecto a los primeros días del colaborador.
Los indispensables para el preboarding ✅
Lo primero es llevar a cabo el proceso administrativo de la nueva contratación. De esa manera, cuando se incorpore a trabajar, podrá dedicarse exclusivamente a eso mismo y a sumergirse en la cultura de la empresa. La parte administrativa incluye, entre otras cosas:
• La revisión del papeleo legal.
• Crear y activar cuentas y/o correo electrónico.
• Preparar los implementos y/o la estación de trabajo, y asegurarse de que la persona entrante cuente con ellos desde el día uno
Luego, organiza toda la documentación que el colaborador necesitará para entender el rubro, el propósito del negocio, y su cargo. Sobre este último, no olvides incluir:
• Tareas comunes del cargo y con qué frecuencia se llevan a cabo.
• El contacto de la persona encargada de supervisar el trabajo. ¿Quién es y cómo debe comunicarse con ella?
• Mención de las plataformas que el colaborador usará para trabajar.
Pro tip: Prepara un documento adicional con información sobre la cultura de la empresa y sus integrantes 🙂. Según estadísticas de BambooHR, el 91% de los trabajadores que reciben una introducción efectiva a la cultura de su organización se sienten conectados con ella. Si tu trabajo lo permite, este documento puede tener un tono más lúdico, que despierte la curiosidad de quien lo lea y lo motive a formar parte.
Asigna un buddy para tu nueva contratación. Esta será una persona con quien se reúna regularmente para conversar y resolver dudas sobre la cultura empresarial –incluso aquellas que a veces pueden dar vergüenza preguntar 😅–. Para que el colaborador se sienta cómodo consultando lo que sea, ojalá este buddy no sea su jefe directo, sino un colega de la misma área o de otra, y que idealmente que lleve un tiempo en la empresa. Además, su buddy debería contactarlo al menos un día antes de su entrada al trabajo. Cuando lo haga, es ideal que comunique por qué vías pueden conversar y de qué. Así, dejará todo claro desde el principio y ambos sabrán qué esperar de esta relación.
El jefe directo deberá coordinar la primera reunión de check-in con el trabajador 📆. Así, este sabrá que, por ejemplo, al final de su primera semana se reunirá con su supervisor para hablar de cómo han sido sus primeros días y de qué esperar de ahí en adelante. Esto es parte de mantener la comunicación clara y constante.
Pídele a los colaboradores de la empresa que, durante la primera semana de la persona entrante, agenden una reunión por área con ella. El objetivo de estas es que todos puedan presentarse directamente, y explicar a grandes rasgos cuáles son sus funciones y cómo se relacionan sus trabajos con el de la persona que se acaba de incorporar.
Loading ⏳: El onboarding más grato de tu vida
El onboarding comienza el primer día de trabajo de la nueva contratación. Si llevaste a cabo el preboarding, esperamos que para ese entonces el nuevo integrante se sienta más o menos así:
Si todavía no lo has hecho, este es el momento de poner a disposición todas las cosas que preparaste con anterioridad.
En cuanto a la documentación, te recomendamos enlazarla en un correo y escribir una breve descripción para cada archivo. Si trabajas con una plataforma de distribución de tareas, puedes usarla en vez de enviar un correo electrónico –y así evitas descentralizar la información de trabajo 💡–.
¿Ya te diste cuenta de todo el trabajo que tu empresa se sacaría de encima al implementar el preboarding? 😯
Durante el onboarding, la nueva contratación ya contará con toda la información que necesita para desempeñarse en su cargo, disponible para consultar nuevamente cuantas veces quiera. Su jefe directo solo deberá asistir a las reuniones de check-in necesarias, encargarse de resolver dudas del cargo y acompañar al trabajador en este nuevo desafío laboral.
Por otro lado, el buddy asignado resolverá todas las dudas que le surjan respecto a la cultura organizacional y podrá invitarle a participar de actividades que le ayudarán a incorporarse socialmente.
Para entonces, el nuevo integrante ya habrá vivido todo un proceso que fue diseñado para reducir el estrés previo a su entrada y aumentar la autoconfianza y la motivación para trabajar. En adelante, podrá enfocarse en explorar su cargo, ya que contará desde el inicio con toda la información y las herramientas necesarias para hacerlo, además del apoyo constante de la empresa.
