Para Qué Sirve Excel: Y Cómo Puedes Usarlo

Hay veces que en el trabajo es necesario saber usar Excel. Bien sea que te pidan hojas de cálculo, saber cómo analizar datos o llevar control de eventos Excel te puede ayudar. 

Así que en este post vamos a ver qué es Excel, para qué sirve y cómo puedes mejorar tus habilidades de manejo de este software.

Qué es Excel 

Antes de hablar de la importancia en las empresas y de cómo saber manejarlo puede ayudarte en tus oportunidades laborales es bueno que veamos de qué se trata. 

Microsoft Excel es un software creado por Microsoft que usa hojas de cálculo para organizar números y datos con fórmulas y funciones. 

Como permite organizar datos, hacer cálculos y graficar, Excel es un programa usado en prácticamente todas las empresas y en una gran cantidad de departamentos. Desde producción de alimentos hasta marketing. 

Para qué sirve Excel

Excel se usa normalmente para organizar datos y hacer análisis. Se utiliza en prácticamente todas las empresas, desde pequeñas hasta grandes.

Los principales usos de Excel incluyen:

• Registrar datos
• Gestionar datos
• Contabilidad
• Análisis financiero
• Trazar y graficar
• Programar
• Gestionar hojas de tiempo
• Administrar tareas
• Hacer modelados financieros
• Gestionar las relaciones con clientes (como un CRM)
• ¡Casi cualquier cosa que necesite ser organizada!

Pero veamos algunos ejemplos prácticos de cómo una empresa podría usar Excel. Recuerda, sin embargo, que Excel es infinitamente flexible así que las posibilidades de uso son muy amplias. 

• Mantener un registro de las ventas por cliente de mes a mes
• Supervisar los pagos de los clientes para asegurarse de que ninguno se retrase
• Llevar un registro de los gastos y asignarlos a empleados particulares
• Calcular las horas trabajadas por empleado para la nómina mensual
• Calcular los pagos mensuales de la hipoteca de la oficina
• Crear gráficos o cuadros para explicar el desempeño de la empresa a lo largo del tiempo
• Estimar las ventas mensuales de los próximos tres años con base en datos histórico
• Asignar proyectos y tareas

Qué es una hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es una forma especial de organizar datos en filas y columnas para que sea más fácil de leer y manipular. 

Las hojas de cálculo son la base de Excel y el documento con el que vas a trabajar. 

Un spreadsheet u hoja de cálculo se compone de columnas y filas. En la intersección de cada fila y columna hay una celda en la que un usuario puede ingresar números o texto. 

La dirección de cualquier celda determinada se genera combinando la letra de la columna de la celda con el número de la fila de la celda. 

Por ejemplo, la celda sería B4, porque se encuentra en la intersección de la columna B y la fila 4. Cuando nos referimos a esta celda verbalmente, la llamamos "Celda B4".

Las hojas de cálculo pueden ser muy simples, con pocas filas y columnas, o muy complejas con miles de celdas. 

Estas celdas se pueden vincular con cálculos y fórmulas para resolver problemas matemáticos complejos de forma muy fácil y automatizada. 

Qué son los elementos básicos de Excel que aprender

Excel es un software muy completo, lo que puede hacer que sea difícil conocerlo en su totalidad en un principio. 

Sin embargo hay una serie de comandos básicos con los que deberías familiarizarte si quieres empezar a usar esta herramienta de datos. 

• Cómo crear una hoja de cálculo
• Sumar, restar, multiplicar y dividir en Excel
• Escribir y formatear los nombres de los títulos de las columnas
• Agregar o eliminar columnas y filas de tu hoja de cálculo 

Fórmulas básicas de Excel

Además de eso hay algunas fórmulas básicas que es bueno que sepas usar cuando trabajas con Excel. 

De esta forma vas a poder sumar, restar, multiplicar y dividir de forma automatizada.  

El signo igual 

Antes de empezar una fórmula debes escribir un signo igual en la celda en la que quieres que se vea el resultado. 

Sumar

Para sumar solo tienes que agregar el signo más entre los dos valores que quieres sumar. Digamos que quiere sumar 2 y 2. En tu celda escribirías =2+2 Si en cambio quieres sumar los valores que están en dos celdas escribirías =D1+D4 por ejemplo.

Restar

Para restar solo tienes que agregar el signo menos entre los dos valores que quieres restar. Digamos que quieres restar 4 y 2. En tu celda escribirías =4-2 Si en cambio quieres restar los valores que están en dos celdas escribirías =D1-D4 por ejemplo. 

Multiplicar

Para multiplicar solo tienes que agregar un asterisco entre los dos valores que quieres multiplicar. Digamos que quieres multiplicar 2 y 2. En tu celda escribirías =2*2 Si en cambio quieres multiplicar los valores que están en dos celdas escribirías =D2*D8 por ejemplo

Dividir

Para dividir solo tienes que agregar una barra entre los dos valores que quieres dividir. Digamos que quieres dividir 4 y 2. En tu celda escribirías =4/2 Si en cambio quieres dividir los valores que están en dos celdas escribirías =D2/D8 por ejemplo

Como aprender Excel

Ahora qué sabes qué es y para qué sirve Excel es momento de aprender a usarlo como un profesional. 

En Nivelat tenemos un curso de Excel con el que puedes dominar el programa desde sus bases. Aprenderás no solo funciones sino también a hacer tablas, validar datos y gestionar gráficos.