Lo lees en 12 minTras la imposibilidad de trabajar presencialmente durante parte de la pandemia de covid-19, múltiples organizaciones optaron por mantener el trabajo remoto como una opción para sus colaboradores hasta el día de hoy.
Si bien este formato de trabajo puede implicar múltiples beneficios –desde flexibilidad horaria hasta ahorros en transporte–, también trae consigo ciertos desafíos. Una de las grandes preguntas que han surgido con el teletrabajo ha sido cómo cultivar relaciones laborales de manera virtual 🔍. Es, sin duda, algo que debemos considerar: la soledad y el aislamiento son las preocupaciones que más reportan los trabajadores remotos, según un estudio realizado por el profesor de Stanford Nicholas Bloom. Ante esto, el onboarding virtual cobra un rol clave.
Quizás te preguntes cuál es la gran diferencia entre un onboarding virtual y uno presencial, y si puedes simplemente traducir tu proceso de onboarding actual a un formato virtual 🤔. Lo cierto es que los objetivos del onboarding virtual son los mismos de la versión tradicional:
- Lograr que las nuevas incorporaciones se sientan valoradas, comprometidas y conectadas.
- Explicar cuál será su rol en la empresa.
- Comunicar qué se espera de ellas y qué pueden esperar de la organización.
- Entregar los recursos adecuados para que puedan trabajar.
- Introducirlos a sus colegas e incorporarlos a la cultura organizacional.
Lo que cambia, entonces, es cómo logramos satisfacer las necesidades de las nuevas incorporaciones 💡. No podremos acompañarlos durante su primer día de trabajo –ni durante los siguientes–, ni podremos resolver sus dudas y solicitudes en persona. Para esto, debemos diseñar un proceso de onboarding virtual entendiendo el contexto en el que se desarrolla y pensando en soluciones adecuadas. Si pronto deberás asumir este desafío, ¡no te preocupes! Estamos aquí para ayudarte 😉. A continuación, te contamos cómo hacer un onboarding virtual que logre conectar a tu equipo.
Prepara el onboarding para optimizar tiempo y recursos💡
Antes de que llegue el nuevo trabajador a la organización, es necesario realizar ciertas gestiones. De eso se trata el preboarding: este es un proceso que busca iniciar la incorporación del nuevo colaborador antes de su llegada a la empresa. Si bien puede sonar a trabajo extra, no lo es, y puede hacer más grata la experiencia del onboarding 🙌🏼.
En esta etapa, debemos preparar la documentación, el material y el acompañamiento del trabajador que se une a la empresa. Esto implica, entre otras cosas:
- Hacerle llegar los documentos administrativos y aquellos referentes a la empresa y a su rol en ella.
- Enviarle los equipos de trabajo con los softwares necesarios ya instalados.
- Darle acceso a las plataformas que utilizará –¡especialmente la de onboarding!–.
- Asignarle un buddy.
- Calendarizar la primera reunión de check-in entre el colaborador y su supervisor.
Aprovecha los días previos a la llegada del colaborador para hacerlo sentir bienvenido 🤗. Puedes usar este tiempo para enviarle un correo de bienvenida de parte del equipo y enviarle merchandising de la empresa.
La clave está en aprovechar el proceso de preboarding para preparar a la persona para asumir su nuevo trabajo en la empresa, pero también para presentarla al resto de los colaboradores e incluirla socialmente.
Para una guía completa sobre el proceso de preboarding, sigue leyendo aquí.
El rol del supervisor o jefe directo es ser un bote salvavidas 🛟
Para una persona que se incorpora al trabajo de forma remota, el colaborador más cercano suele ser su supervisor o jefe directo. No hay que dar por sentado ese rol: significa estar ahí para la persona entrante y ayudarla siempre que sea necesario. El supervisor debe guiar laboralmente al trabajador e introducirlo al resto de la empresa.
El colaborador y su jefe directo deben llevar a cabo reuniones de check-in regulares durante el proceso de onboarding. Estas pueden ser semanales, de 30 minutos aproximadamente. En ellas, es importante discutir cómo se ha sentido el trabajador y aclarar qué se espera de él cada semana. Dependiendo de cómo se vaya incorporando, estas reuniones eventualmente pueden realizarse con más tiempo entre ellas. El supervisor debe estar preparado para personalizar este proceso y ser flexible: quizás sean necesarios encuentros más frecuentes o quizás el colaborador se incorpore muy rápido y requiera poca asistencia.
Un buen jefe directo aprovechará que es la persona que el colaborador verá con más frecuencia en un principio y lo introducirá al resto del equipo y de la empresa. Será el facilitador de las primeras conexiones de la nueva incorporación. Es importante que sea una guía en todo sentido, sobre todo durante los primeros meses del trabajador.
No basta con conocer la cultura organizacional, hay que vivirla ✨
Durante el preboarding, probablemente ya le hayas entregado a la persona que se incorpora toda la documentación referente a la misión, visión, valores e historia de la compañía, al igual que toda la información sobre las preferencias de comunicación y estilo de trabajo. Sin embargo, eso no es suficiente. Nadie conoce realmente una cultura si no la vive, por lo que es sumamente importante ser intencionales a la hora de presentarle la cultura organizacional al trabajador remoto 💡.
Cada empresa tiene montones de reglas que no están escritas ni documentadas en ningún lado. Por ejemplo, ¿qué comportamientos son premiados? ¿La empresa valora más los análisis basados en datos o en el instinto? ¿Hasta qué punto podemos dirigirnos a las autoridades y cuestionarlas? ¿Qué cosas o situaciones debemos evitar a toda costa? 🤔 Estas son preguntas cuyas respuestas no son para nada obvias para alguien que recién se incorpora. Tradicionalmente, todo esto se aprendía en la oficina, interpretando las situaciones en las que nos encontrábamos. Un trabajador remoto no puede hacer eso, no ve con suficiente frecuencia a sus colegas en persona.
Para solucionar esto, es necesario facilitar oportunidades de comunicación entre el colaborador y sus pares. Toma la iniciativa y organiza reuniones con el objetivo de que compartan sus experiencias y entreguen más contexto sobre la organización. Es ideal que en estas no participen los jefes directos o supervisores, para que sean momentos más relajados. Así, el trabajador nuevo podrá preguntar con confianza qué cosas se permiten o no en la empresa.
Las experiencias interactivas también han reportado respuestas positivas en el proceso de onboarding. Estos encuentros colaborador-pares pueden consistir en sesiones más lúdicas de preguntas y respuestas, juegos para fomentar el trabajo en equipo, entre otros. Si estas actividades son comunes en la organización, mejor aún.
La importancia de la conexión social 🫂
Empezar un nuevo trabajo solía ser sinónimo de conocer mucha gente. Con la instalación del teletrabajo como una tendencia, si la conexión social no se promueve, estas dos experiencias dejan de ser sinónimos. La persona que comienza un nuevo trabajo remoto puede sentirse aislada. Por eso, necesitamos que se sienta conectada con sus colegas. Así, se sentirá más cómoda pidiendo ayuda y podrá experimentar una sensación de pertenencia.
Para lograr esto, es importante que constantemente haya oportunidades de encuentro formales e informales, tanto uno a uno como en grupo. El objetivo es simple: relacionarse con otra persona. ¡Ese es el único requisito! 🙂 Para esto, te dejamos las siguientes recomendaciones para llevar a cabo durante el proceso de onboarding:
- Contar con un sistema de comunicación instantánea que no sea el correo electrónico. En Nivelat, por ejemplo, usamos Google Chat tanto para comunicarnos por temas del trabajo como para hablar de cosas entretenidas e interesantes 💬. Es rápido y, al ser un sistema distinto al correo electrónico, lo hace parecer menos formal e intimidante.
- Llevar a cabo reuniones introductorias entre el colaborador y todos los departamentos de la organización. Agendar estos encuentros es un paso clave del preboarding ✅.
- Invitar a la nueva incorporación a cualquier evento lúdico 🕺 que se vaya a realizar durante sus primeros meses. Por ejemplo, en Nivelat contamos con un club de libro mensual, y quien se incorpora al trabajo es invitado automáticamente. Si no asiste, ¡está bien! No toda la empresa participa, pero al menos el nuevo colaborador sabrá que existe la oportunidad y podrá tomar la decisión de acuerdo a sus intereses.
- Crear grupos de onboarding 👪, si el tamaño de la empresa lo amerita. A veces, las organizaciones grandes contratan a varias personas al mismo tiempo. En esos casos, tiene sentido hacer grupos de onboarding para que los nuevos trabajadores se conozcan entre ellos. Además, ¡ya tendrán algo en común!
- Organizar un evento presencial de bienvenida, si es posible. La verdad es que no hay nada como relacionarse con otra persona presencialmente. Si puedes juntar a algunos de tus colaboradores en un lugar para que puedan recibir al colaborador, será una gran oportunidad para romper el hielo y hacer más fácil la conexión online de ahí en adelante.
¡Esperamos que con esta guía logres llevar a cabo un onboarding virtual que promueva conexiones significativas entre el nuevo colaborador y su equipo! 🤝
