Cómo evaluar el ROI en una capacitación laboral

Cómo evaluar el ROI en una capacitación laboral
   

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enero, 01, 2021

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La mayoría de los líderes de empresas estarán familiarizados con el concepto de ROI y, si les preguntamos, también estarán de acuerdo en que el ROI de una capacitación es importante. Sin embargo, son pocos los que tienen claro cómo medirlo, llegando incluso a ser entendido como un concepto “abstracto”. Por esta razón la mayoría de las empresas solamente reportan las horas anuales de capacitación como su principal indicador de gestión, como si ese fuera el indicador clave. La lógica es: “mientras más horas de capacitación tienen los colaboradores, mejor”. Pero la realidad es que deberían justamente apuntar a todo lo contrario.


No todo lo que brilla es oro

La realidad es que no todas las capacitaciones tienen un verdadero efecto positivo en los colaboradores y por eso es importante ser estratégico al momento de pensar en ellas. Ya hemos hablado en otros artículos de cómo el exceso de exposición a medios digitales puede causar un efecto de “saturación” en los colaboradores, afectando negativamente la retención, motivación y el clima laboral en general. Como es lógico, esto perjudica el rendimiento y la productividad, pero, ¿No se supone que las capacitaciones están diseñadas para mejorar la productividad?. Por lo tanto, es necesario que las empresas comiencen a encontrar indicadores y datos reales que demuestren el impacto de cada inversión en capacitación que realizan. De esta forma, las capacitaciones no serán entregadas “a ojos cerrados” sino que tendrán un objetivo claro y medible.

Pero, ¿a SENCE regalado no se le miran los dientes?

Actualmente, muchas organizaciones y empresas no se preocupan demasiado por los presupuestos destinados en capacitación, ya que cuentan con diversos beneficios y convenios SENCE. De esta forma, la atención se ha centrado principalmente en los contenidos que desean transmitir y el indicador pasa a ser simplemente un “horas cumplidas” o “curso completado''. Sin embargo, esto cambiará debido a una serie de modificaciones legales que prontamente tendrán estos beneficios estatales y será cada vez más necesario demostrar los resultados que las capacitaciones están teniendo en los colaboradores. Las empresas constantemente necesitan evaluar sus presupuestos y todas las áreas que no sean capaces de demostrar con datos e indicadores que están generando valor a la empresa, inevitablemente van a recibir recortes.

 

La capacitación no es un fin en sí misma, es un medio

Finalmente esto nos lleva al corazón del asunto, las capacitaciones nunca han sido un fin en sí mismo, son un medio para el desarrollo profesional de los colaboradores y alcanzar mayor productividad. Por tanto, cada organización debería analizar sus rendimientos internos e identificar KPIs o indicadores claves que deban mejorar. A partir de estos indicadores es posible pensar estratégicamente en los conocimientos y habilidades que deberían desarrollar los encargados para que estos indicadores mejoren. Con esto en mente, ya se está en condiciones de pensar en capacitaciones que entreguen de la forma más eficiente, atractiva y efectiva los contenidos.

Estudio de casos

Objetivo: Reducir las horas que invierte el equipo de RR.HH. en capacitaciones asociadas al onboarding de nuevos empleados.

¿Por qué?: Se estima que RR.HH. hoy en día invierte mensualmente 100 horas de trabajo en las capacitaciones anteriormente mencionadas y se mantendrá un ritmo de trabajo similar por al menos 4 meses más de no hacerse un cambio (invertirán 400 horas de trabajo en los siguientes 4 meses).

Plan: Digitalizar las capacitaciones y experiencia de onboarding por medio de un software, intercambiando sus horas de capacitaciones presenciales al personal para monitorear los resultados de las capacitaciones en formato digital.

Es importante desprender los indicadores relevantes asociados al nuevo plan de capacitación para estimar su ROI teniendo en mente la siguiente fórmula:


Para el análisis, debemos estimar los costos de capacitación de los siguientes 4 meses en los dos casos con diferentes formatos de capacitación. Luego de eso, ver qué costo es menor y qué tanto permitiría ahorrar al equipo de RR.HH.

Caso 1: Mantener sistema de capacitación actual para los siguientes 4 meses.

Periodo de tiempo: 4 meses
Valor HH de RR.HH.: A
HH de RR.HH. invertidas en capacitaciones (mes): 100 Hr

Costo estimado de capacitación: 100*4*A = 400A

Caso 2: Digitalizar experiencia de capacitación para los siguientes 4 meses

Periodo de tiempo: 4 meses
Valor HH de RR.HH.: A
HH de RR.HH. invertidas en monitorear capacitaciones digitales (mes): 10 Hr
*Costo de software e implementación capacitación digital (4 meses): B

Costo estimado de capacitación digital: (10*4*A) + B = 40A + B

Ahora que hemos estimado los costos en ambos casos debemos preguntarnos:
¿En qué caso será conveniente digitalizar el plan de capacitación?
Respuesta: solo si los costos estimados de la capacitación actual son mayores a los costos estimados de la capacitación digital propuesta.

Costo de Capacitación actual > Costo de Capacitación digital propuesta
(reemplazamos los valores)

400A > 40A + B ; (reordenar la ecuación)

360A > B

Con lo anterior podemos desprender que si el costo de digitalizar la capacitación (B) es menor al costo de 360 horas de trabajo del equipo de RR.HH. (360A) es conveniente optar por esta opción

 

Pero… ¿y el ROI?

 

Beneficio neto (ahorro de HH de RR.HH. al digitalizar capacitaciones)
(400A - 40A) = 360A ; ahorramos 360 horas de trabajo del equipo de RR.HH. lo que será

Costo de capacitación:
B: Costo de digitalizar capacitaciones

Resultados

ROI positivo = Digitalizar: Se cumple que 360A > B.

El costo de digitalizar la capacitación es menor al costo de mantener el sistema de capacitación actual. Es conveniente optar por este plan y, reemplazando los valores en la fórmula, podemos estimar el retorno positivo que nos entregaría.

ROI negativo = No digitalizar: Se cumple que 360A < B. 

El costo de digitalizar la capacitación es mayor al costo de mantener el sistema de capacitación actual. No es conveniente optar por el nuevo plan y, reemplazando los valores en la fórmula, podemos estimar el retorno negativo que nos entregaría. 

 

Conclusión

Lo importante del ejemplo anterior es que seas capaz de analizar bien los elementos a considerar en tus planes de capacitación. Además de digitalizar las capacitaciones, es fundamental que estas te permitan ahorrar horas de gestión y sean efectivas en lograr el objetivo de preparar a los nuevos colaboradores. Por lo tanto, es importante que tu proveedor de capacitaciones te entregue las métricas y herramientas que necesitarás para monitorear la efectividad del sistema.

 

NIVELAT: Innovando en tecnología y facilitando tu evaluación del ROI

Por su parte, Nivelat, lleva bastante tiempo dedicándose a la investigación y desarrollo de sistemas de capacitación con metodologías de aprendizaje innovadoras y comprobadas cientificamente. La Gamificación, el microlearning, la adaptación de contenidos al usuario y en formato de dispositivos móviles, ha creado la combinación perfecta y super balanceada para lograr los mejores resultados. Además, este sistema permite no solo asegurar un aprendizaje efectivo, eficiente y motivante para los colaboradores, sino que además genera reportes de progreso y ranking de colaboradores para fomentar la sana competencia. De esta forma, si una empresa tiene claro los indicadores internos que quiere mejorar, solo debe implementar Nivelat, monitorear el progreso y posteriormente evaluar los indicadores para comprobar los resultados.

No es necesario esperar a que te “amenacen” con recortes de presupuesto para evaluar el ROI de las capacitaciones. Es posible comenzar ahora mismo, porque, si el ROI es bueno, quiere decir que están creciendo tanto los colaboradores como la empresa. Pide tu demostración “demo” de nuestro sistema Nivelat y comprueba por ti mismo cómo funciona.

Si te gustó este tema, te invito a que sigas en nuestro blog, tenemos un montón de recursos útiles que te pueden interesar!

 

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